ทุกๆวันมีการส่งอีเมลจำนวน 183 พันล้านฉบับไปทั่วโลก เราจะบอกวิธีตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณไม่สูญหายไปในมวลทั่วไป และเพื่อให้ผู้รับไม่เพียง แต่ไม่ได้ส่งเขาไปที่ตะกร้า แต่ยังตอบสนองในทางบวกกับเขา กฎของการเขียนจดหมายธุรกิจจะเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน โดยไม่มีข้อยกเว้น ตัวอักษรควรเริ่มต้นอย่างไร?
จำเป็นต้องเริ่มต้นแบบดั้งเดิม: "Dear Ivan Sergeevich สวัสดี!" มีกรณีเกิดขึ้นเมื่อ บริษัท ขนาดใหญ่แห่งหนึ่งในจดหมายของเขาเปลี่ยนคำอุทธรณ์คลาสสิก "Dear" เป็น "Dear" และถึงแม้จะดูเหมือนความรู้สึกดึงดูดใจความรู้สึกอบอุ่นขึ้นคู่ค้าก็ตื่นตัว ไม่ควรใช้วลี "ช่วงเวลาที่ดีในแต่ละวัน" เป็นคำทักทาย แต่ประการแรกไม่มีใครพูดถึงชีวิตและประการที่สองคุณอาจรู้สึกว่าคุณไม่ใส่ใจเมื่อได้รับจดหมาย
ฉันสามารถใช้ตัวอักษร SMILE ได้หรือไม่?
ถ้าจดหมายฉบับนี้ถูกส่งถึงคนแปลกหน้าและมีลักษณะทางธุรกิจรอยยิ้มสามารถสร้างความคุ้นเคยในผู้รับได้ ในจดหมายอย่างไม่เป็นทางการที่ส่งไปยังเพื่อนร่วมงานยิ้มไม่ได้รับอนุญาต อย่างไรก็ตามหากมีข้อมูลในจดหมายระบุว่าในวันหนึ่งซีอีโอของ บริษัท ของคุณอาจต้องการคุณควรพิจารณาว่าคุณต้องการให้วงเล็บยิ้มจับตาเขาหรือไม่?
วิธีที่จะไม่อนุญาตให้เกิดอารมณ์เชิงลบเพื่อให้เกิดเสียงเรียกเข้าของจดหมาย?
เมื่อคุณไม่พอใจกับบางสิ่งบางอย่าง แต่ไม่ต้องการตัดความสัมพันธ์กับผู้กระทำความผิดในลักษณะของอารมณ์เชิงลบ แต่จะดำเนินการเจรจาที่สร้างสรรค์กับเขาอย่าส่งจดหมายทันที ลองอ่านข้อความให้กับเพื่อนร่วมงานที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในข้อขัดแย้งหรือส่งข้อความต่อมาเมื่อคุณสามารถเขียนจดหมายแบบเป็นกลางได้
กรณีใดที่คุณควรระบุตัวอักษร?
จดหมายควรมีธีมเสมอ ข้อความนี้จะให้สถานะและมักจะช่วยประหยัดจากการเข้าสแปม หัวข้อควรสั้นและพอเพียงเพื่อชี้ให้คุณหรือเรื่องที่คุณให้ความร่วมมือกับผู้รับ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณได้พบกับลูกค้าในการประชุมเวทีสนทนาหรืองานแสดงสินค้าก็เป็นเหตุผลที่จะสมมติว่ามีจดหมายจำนวนมากในกล่องของเขาที่มีหัวข้อ "เสนอ" หรือ "ความร่วมมือ" ดังนั้นให้เขาเตือนชื่อหรือชื่อ บริษัท ของคุณให้ดียิ่งขึ้น และถ้าคุณรู้จักกันมานานแล้วในเรื่องของจดหมายระบุหัวข้อของการทำงานเป็นทีมหรือโอกาสของการติดต่อ: "คำถามของ ... ", "แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับ ... "
มันคุ้มค่าที่จะออกไปจากภาษาราชการเพื่อไม่ใช้งานหรือไม่?
ถ้าคุณได้รับจดหมายที่เขียนด้วยเสียงธุรกิจที่เข้มงวดแล้วคุณจะต้องตอบคำถามแบบเดียวกัน ละเลยกฎข้อนี้ในการเขียนจดหมายธุรกิจไม่ควรเป็น
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนจากภาษาที่เป็นทางการไปเป็นรูปแบบที่ไม่เป็นทางการในการติดต่อทางธุรกิจมักนำไปสู่การมีปฏิสัมพันธ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ การหารือเกี่ยวกับเรื่องทางธุรกิจและการสนับสนุนให้คู่ค้าปฏิบัติตามข้อผูกพันของพวกเขาเป็นเรื่องยากสำหรับคุณหากการสื่อสารกับพวกเขากลายเป็นเรื่องที่เป็นมิตร ภาษาราชการช่วยให้ระยะทางและแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ รูปแบบที่เป็นทางการช่วยให้ถูกต้องก่อนในงบของตัวเองซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
มีวิธีการที่จะกำหนดที่อยู่ ADSL เพื่อส่งคำตอบหรือไม่?
แทนที่จะเขียนเรื่อง "เร่งด่วน" หรือ "เร็ว ๆ นี้" จะดีกว่าให้ระบุในข้อความของตัวอักษรกรอบเวลาที่แน่นอนที่คุณต้องการได้รับคำตอบ ตัวอย่างเช่น: "ฉันขอให้คุณตอบกลับจนกว่าวันที่ดังกล่าว" หรือ "ฉันขอให้คุณแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับการตัดสินใจของคุณอย่างจริงจังไม่ช้ากว่าวันนี้ อย่าพยายามเร่งดำเนินการโดยบอกที่อยู่ให้คาดหวังว่าจะได้รับคำตอบ: "ฉันหวังว่าคุณจะได้รับความยินยอม" หรือ "ฉันขอตอบในการยืนยัน" ให้โอกาสคนคิดเอง
ในกรณีใด ๆ คุณต้องใช้สิ่งสำคัญที่สำคัญหรือไม่?
เครื่องมือนี้ควรใช้เฉพาะเมื่อกรณีที่ระบุไว้ในจดหมายเป็นเรื่องเร่งด่วนและมีความสำคัญไม่เพียง แต่สำหรับคุณเท่านั้น แต่ยังสำหรับผู้รับ คุณคิดว่าทุกกรณีเป็นแบบนี้หรือไม่? ทำเครื่องหมายทั้งหมดจดหมายทางอินเทอร์เน็ตของคุณด้วยธงสีแดงและเครื่องหมายอัศเจรีย์ - ผิด ระลึกถึงนิทานเกี่ยวกับไก่และหมาป่า: เมื่อคุณต้องการจดหมายที่อ่านได้ทันทีก็จะไม่สนใจ
วิธีการเขียนอย่างถูกต้องว่ามีความผิดพลาดหรือไม่?
ถ้าคุณถูกบังคับให้ปฏิเสธบางสิ่งบางอย่างไม่ได้เริ่มต้นข้อความด้วยคำสั่งของความล้มเหลว อธิบายเหตุผลของการตัดสินใจของคุณและอธิบายให้ชัดเจนว่าในบางกรณีคุณสามารถกลับไปพิจารณาเรื่องนี้ได้ ขอขอบคุณสำหรับความสนใจที่ได้แสดงให้เห็นถึงคุณแสดงความเสียใจกับผลของคดีและเขียนจดหมายที่เป็นบวกเช่น "ฉันต้องการความสำเร็จ"
จะทำอย่างไรถ้าจดหมายเป็นเวลานาน?
จัดโครงสร้างข้อความแบ่งเป็นบทวรรคย่อหน้า - มิฉะนั้นข้อความยาวจะยากที่จะรับรู้ หากข้อมูลได้รับโดยชิ้นต่อเนื่องหนึ่งแล้วในบรรทัดที่สองคนเริ่มหมดความสนใจในนั้น สูตรที่เหมาะสำหรับการรวบรวมตัวอักษร Internet ขนาดใหญ่มีลักษณะดังนี้: หนึ่งความคิดคือย่อหน้าเดียว สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อนและวลีที่เบลอ เพื่อที่จะตอบจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็วคนจะสามารถเข้าใจได้ตั้งแต่ครั้งแรกที่พวกเขาต้องการจริงๆจากเขา
วิธีที่ดีกว่าที่จะสมัครสมาชิก?
การตอบจดหมายก็เพียงพอที่จะระบุในท้ายที่สุดชื่อและนามสกุลของคุณ หากคุณเริ่มต้นการติดต่อกันและกันให้ระบุตำแหน่งและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของคุณด้วย ใช้ที่จุดเริ่มต้นของหนังสืออุทธรณ์ "Dear ... " ไม่จบด้วยวลี "ขอแสดงความนับถือ" เขียน: "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" รับลายเซ็นหลายแบบในจดหมายและใช้พวกเขาขึ้นอยู่กับสถานการณ์
เกี่ยวกับหมู่บ้านแกรนด์
ตามที่ บริษัท วิจัย Radicati Group ได้ส่งจดหมายทางอินเทอร์เน็ตจำนวน 183 พันล้านฉบับในโลกทุกวันนั่นคือมากกว่า 2 ล้านฉบับต่อวินาที
• Kaspersky Lab ซึ่งเป็นผู้ผลิตระบบป้องกันสแปมที่มีชื่อเสียงคาดว่า 80% ของจดหมายทั้งหมดที่ส่งมาในหนึ่งวันเป็นสแปม
•ตามหน่วยงาน Gallup Media ซึ่งเป็นผู้ใช้ระบบอีเมล mail.ru จำนวน 70 ล้านรายเกือบ 8 ล้านคนตรวจสอบกล่องจดหมายของตนทุกวัน
•สแปมทั้งหมดส่วนใหญ่มาจากสหรัฐฯรัสเซียและโปแลนด์
หัวข้อที่พบมากที่สุดในการโฆษณาโดยไม่ได้รับอนุญาตซึ่งส่งทางไปรษณีย์คือยาและคนรู้จัก