มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจ

ชีวิตสมัยใหม่ไม่สามารถจินตนาการได้โดยปราศจากโทรศัพท์ เขาเข้าสู่ธุรกิจและชีวิตส่วนตัวของเราอย่างแน่นแฟ้นและแม้จะมีการพัฒนาการสื่อสารผ่านอินเทอร์เน็ต แต่ก็จะไม่ยอมสละตำแหน่ง การสื่อสารทางโทรศัพท์มีความสำคัญอย่างมากต่อกิจกรรมของ บริษัท บริษัท และองค์กรในหลายรูปแบบเนื่องจากเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างต่อเนื่องโดยไม่คำนึงถึงระยะทาง ไม่ต้องกล่าวถึงข้อเท็จจริงที่ว่าปัญหาจำนวนมากได้รับการแก้ไขผ่านทางโทรศัพท์ได้อย่างรวดเร็วและไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (จดหมายการขนส่ง ฯลฯ ) คาดว่าโดยเฉลี่ยประมาณ 4 ถึง 25 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทำงานจะใช้ในการสนทนาทางธุรกิจและสูงถึง 90 เปอร์เซ็นต์เมื่อโทรศัพท์เป็นเครื่องมือทำงานอย่างถาวร

วิธีการสื่อสารในโทรศัพท์มีประสิทธิภาพและสนุกสนานมากขึ้น? ในเรื่องนี้มีกฎระเบียบเกี่ยวกับมารยาทในการโทรศัพท์เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิสัมพันธ์กับคู่ค้าและลูกค้าการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจการมีอำนาจการเป็นตัวแทนการสร้างภาพพจน์และการรักษาชื่อเสียงของ บริษัท พนักงานที่มีมารยาททางธุรกิจใช้เวลาในการสนทนาทางโทรศัพท์มากขึ้นซึ่งเป็นธรรมชาติบวกผลต่องานโดยรวม

คำถาม: "คุณคุยโทรศัพท์ได้ไหม?" - แต่ละคนจะตอบสนองเชิงบวก การพูดคุยทางโทรศัพท์เป็นเรื่องปกติธรรมดาที่บางครั้งเราไม่ได้คิดถึง "คำตอบของเราจะตอบสนองอย่างไร"

การแสดงผลของ บริษัท มีอยู่แล้วในนาทีแรกของการสนทนาและส่วนใหญ่กำหนดความสัมพันธ์ต่อไปกับลูกค้า จากความสนใจที่มอบให้กับลูกค้าขึ้นอยู่กับว่าบทสนทนามีประสิทธิผลและไม่ว่าจะเป็นครั้งสุดท้าย มีรูปแบบที่น่าสนใจ: การแสดงผลที่ไม่ดีของคนจะบอกคนจำนวนมากขึ้นกว่าเรื่องที่ดี ดังนั้นจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้สามารถผลิตและรักษาความประทับใจในเชิงบวกได้เนื่องจากความหยาบคายและความไม่เป็นอาชีพจะทำให้ลูกค้าได้รับฉีกขาดอย่างรวดเร็ว

แม้แต่คำเดียวก็เพียงพอแล้วที่จะเปลี่ยนทัศนคติต่อ บริษัท ไม่ให้ดีขึ้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่ลูกค้าของคุณจะมีภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท คุณจึงมีความปรารถนาที่จะร่วมงานกับคุณ ในบทบาทนี้มีบทบาทอย่างมากคือความสามารถของพนักงานความสนใจและความสามารถในการนำเสนอข้อมูล

การที่พนักงานไม่สามารถพูดคุยทางธุรกิจได้อย่างถูกต้องในระยะยาวค่อนข้างแพง สะท้อนให้เห็นถึงการสูญเสียความเชื่อมั่นใน บริษัท โอกาสทางธุรกิจและโอกาสที่พลาดไป


กฎพื้นฐานของมารยาทในการโทรศัพท์


เนื่องจากไม่มีการติดต่อด้วยภาพเมื่อพูดคุยทางโทรศัพท์ปัจจัยที่สำคัญคือปัจจัยการเล่นเช่นปัจจัยการออกเสียงเวลาหยุดชั่วคราวความเร็วในการพูดเป็นต้น นักจิตวิทยาอ้างว่านี่ไม่ใช่แค่โทรศัพท์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสื่อสารส่วนบุคคลด้วยว่าผลของการสนทนาถูกตัดสินโดย 90% ไม่ใช่ "สิ่งที่กล่าว" แต่ "อย่างไร" เห็นด้วยกับคู่สนทนาที่ร่าเริงและมีพลังในการพูดคุยเป็นอย่างมากน่ารื่นรมย์และน่าสนใจยิ่งกว่าการไม่ใส่ใจและไม่แยแส ทุกคนต้องการที่จะรู้สึกว่าการโทรของเขาเป็นพิเศษดังนั้นทำไมพรากเขาจากความสุขนี้? กฎ "พูดคุยกับคนตามที่คุณต้องการให้พวกเขาพูดคุยกับคุณ" ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมาก

เมื่อมีการโทรออกในที่ทำงานควรวางโทรศัพท์ไว้ที่ระฆังที่สามหรือสี่ จากนั้นคุณจะต้องพูดคำทักทายชื่อ บริษัท ของคุณและแนะนำตัวเอง ที่ดีที่สุดคือการใช้รูปแบบการทักทาย: ประการแรก - เป็นของแข็งและประการที่สอง - บริษัท ได้รับใบหน้าสไตล์ของตัวเอง "ฉันช่วยฉันได้ไหม?" ดีกว่าที่จะพูดว่า: "ฉันช่วยฉันได้อย่างไร?" คุณไม่สามารถถามคำถามว่า "ใครเป็นแบบนี้?" หรือ "ใครจะขอให้เขา?" มันถูกต้องมากขึ้นที่จะพูดว่า: "ฉันสามารถหาผู้ที่พูด?" หรือ "ช่วยบอกฉันว่าใครกำลังพูดอยู่?"

ในระหว่างการสนทนาคุณต้องปฏิบัติตามคำสั่งอย่างระมัดระวัง คำพูดต้องชัดเจนและชัดแจ้งเพื่อหลีกเลี่ยงการปรับเทียบใหม่ ต้องมีความสนใจเป็นพิเศษตามชื่อชื่อและหมายเลข

บทสนทนาควรดำเนินการด้วยความใจเย็นและใจเย็นไม่เร็ว แต่ไม่ช้าเกินไป คำนึงถึงระดับมืออาชีพของคู่สนทนา ดูเหตุผลของคำพูดของคุณเถียง แต่ไม่มีความไม่พอใจและการรุกราน

เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาโดยไม่จำเป็นต้องมีการจัดเตรียมสายธุรกิจไว้ล่วงหน้า สิ่งที่จำเป็นต้องใช้ในระหว่างการสนทนาคุณต้องทำต่อ นอกจากนี้ยังควรทำรายการคำถามเพื่อไม่พลาดสิ่งที่สำคัญและไม่จำเป็นต้องหยุดนิ่ง แน่นอนทุกคนต้อง "แขวน" อยู่บนเส้นในขณะที่คู่สนทนากำลังมองหาเอกสารหรือสิ่งที่ถูกต้อง

ในตอนท้ายของการสนทนาคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เข้าใจข้อมูลอย่างถูกต้อง ถ้าคุณถูกขอให้มอบอะไรบางอย่างให้กับบุคคลที่สามพยายามอย่าลืมเรื่องนี้โดยเขียนคำขอก่อนหน้านี้

เสียงทำให้อารมณ์ที่ถูกจับได้อย่างดีโดยคู่สนทนา ดังนั้นคุณต้องควบคุมอารมณ์ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะเปลี่ยนการระคายเคืองความเมื่อยล้าหรืออารมณ์ที่ไม่ดีต่อคู่สนทนา การออกเสียงมีอิทธิพลแม้โดยท่าทางที่คนพูด และถ้าคุณนอนอยู่บนเก้าอี้นวมคุณสามารถมั่นใจได้ด้วยมือเปล่าของคุณขณะที่ปล่อยผ่านนิตยสารผู้สนทนาจะรู้สึกได้

หลาย บริษัท ติดตั้ง mini-PBX ในระหว่างการเปลี่ยนคุณต้องแจ้งให้สมาชิกทราบว่ามีการเปลี่ยนแผนกหรือพนักงานคนใดบ้าง ในระหว่างการสนทนายังตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าไม่ได้รับข้อมูลที่ไม่ได้มีไว้สำหรับเขา เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเมื่อพนักงานจับมือหลอดด้วยมือเพื่อชี้แจงรายละเอียดของเพื่อนร่วมงาน ควรใช้ปุ่ม "ปิดเสียง" ที่สมเหตุสมผลมากกว่าซึ่งพร้อมกับอุปกรณ์ที่ทันสมัยทั้งหมดหากลูกค้าพร้อมที่จะรอ

บ่อยครั้งที่ปัญหาเกิดขึ้นคุณสามารถฟังวลีเช่น "ฉันไม่ได้ทำ", "ไม่ใช่ความผิดของฉัน" "ฉันไม่รู้" แถลงการณ์ดังกล่าวเป็นตัวแทนของ บริษัท ในแง่ร้าย ลูกค้าอาจมีคำถามที่เหมาะสมมาก: พนักงานของ บริษัท นี้ทำอะไรบ้าง? ไม่ว่าในกรณีใด ๆ อย่าให้คำตอบเชิงลบในทันที คำว่า "ไม่" ทำให้เกิดปัญหาในเชิงบวก ด้วยความจริงใจอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพช่วยให้ลูกค้าในกรณีส่วนใหญ่เป็นกลางความขัดแย้งที่สุก

ความจริงที่ว่าสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงรวมทั้งความขัดแย้งเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการทำงานเป็นเรื่องที่เป็นธรรมชาติ เหล่านี้เป็นช่วงเวลาที่ไม่พึงประสงค์ในการทำงาน แต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้อย่างสมบูรณ์แบบมีความอดทนมีสติและทักษะบางอย่าง การฝึกอบรมต่างๆซึ่งสถานการณ์ความขัดแย้งที่เป็นไปได้จะหายไปช่วยในการหาทัศนคติที่ดีและสามารถหลีกเลี่ยง "ข้อผิดพลาด" ได้อย่างคล่องแคล่ว

โทรศัพท์หลัก "ระเบิด" เป็นเลขานุการโดยเลขานุการผู้จัดการสำนักงานและพนักงานต้อนรับ เป็นที่ชัดเจนว่าการทำงานด้านจิตใจเป็นเรื่องยาก ดังนั้นพนักงานของความพิเศษนี้จำเป็นต้อง "เหล็ก" ความอดทนความมั่นคงทางจิตวิทยาความสามารถในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้สถานการณ์ใด ๆ ในตลาดแรงงานสมัยใหม่ข้อกำหนดต่อไปนี้จะกำหนดให้กับเลขานุการผู้จัดการสำนักงานและผู้อ้างอิง: ทักษะการสื่อสารความสามารถในการเข้าใจคนเพื่อให้สามารถฟังค้นหาภาษาร่วมกันกับพวกเขาและหลีกเลี่ยงความขัดแย้งทางการทูต

แต่น่าเสียดายที่บางครั้งคนลืมว่าสำนักงานไม่ได้เป็นอพาร์ทเมนท์ของตนเองไม่ใช่ตลาดนัดหรืองานเลี้ยงสังสรรค์ที่เป็นมิตรและคำพูดของนักธุรกิจควรสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมโดยรอบ กรณีหยาบคายและไม่เคารพต่อลูกค้าเป็นเรื่องปกติ อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงที่ว่าความเป็นอยู่ที่ดีของธุรกิจขึ้นอยู่กับพวกเขา

สามารถสื่อสารได้อย่างถูกต้องและควรเรียนรู้ มารยาทในการโทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรและเป็นส่วนสำคัญของภาพ การปรับปรุงคุณภาพของการสื่อสารกับคู่ค้าและลูกค้าเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการแข่งขัน การปฏิบัติตามกฎระเบียบของมารยาทควรเป็นบรรทัดฐานสำหรับ บริษัท ใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงเขตข้อมูลของกิจกรรม แล้ว "ชื่อ" ของ บริษัท ของคุณจะทำให้เกิดอารมณ์ทางบวกเท่านั้นและจำนวนผู้ที่ต้องการทำงานร่วมกับคุณจะเพิ่มขึ้นเท่านั้น


lady.adverman.com